Csomagfeladás több csomaggal: gyors útmutató

Amikor egyszerre hat, húsz vagy akár több csomagot kell feladni, a legnagyobb költséget gyakran nem is a szállítási díj, hanem a szervezés ideje jelenti. Ez az útmutató abban segít, hogy a címadatok, a méretek, a futárválasztás és az átvétel kezelhető folyamattá váljon - felesleges sorbanállás és ismétlődő adatbevitel nélkül.

A többcsomagos feladás lehet egy webáruház napi rendelésállománya, egy irodaköltözés dokumentumküldeménye vagy néhány különböző címre induló magáncsomag. A jó folyamat mindhárom esetben ugyanarra épül: pontos adatok, egységes csomagolás, átlátható díjösszehasonlítás és olyan átvételi mód, amely nem szakítja meg a munkanapot.

Mikor számít többcsomagosnak a feladás?

Többcsomagos feladásról beszélünk akkor is, ha két doboz ugyanahhoz a címzetthez megy, és akkor is, ha minden küldemény más vevőhöz érkezik. A két helyzetet érdemes megkülönböztetni, mert a fuvarozó szolgáltatása, az esetleges kedvezmény és a címkézés menete eltérhet.

Ha ugyanannak a címzettnek több dobozt küld, minden csomagot önálló küldeményként kezeljen. Mindegyik kapjon saját címkét, saját nyomonkövetési azonosítót és jól látható sorszámot, például „1/3”, „2/3”, „3/3”. Ez csökkenti annak esélyét, hogy a csomagok külön útvonalra kerüljenek, vagy az átvételnél egy doboz lemaradjon.

Több címzett esetén a címadatok pontossága válik elsődlegessé. Egy elütött irányítószám, hiányzó emelet-ajtó adat vagy hibás telefonszám késedelmet és pluszköltséget okozhat. Webáruházként ezért érdemes a rendelési adatok ellenőrzését már a csomagolás előtt elvégezni, nem akkor, amikor a futár megérkezik.

Először mérjen, utána válasszon futárt

A szállítási ár nem kizárólag a kilogrammoktól függ. A csomag hosszúsága, szélessége és magassága is számít, különösen nagyobb, de könnyű dobozoknál. Ilyenkor a futárszolgálat térfogatsúlyt alkalmazhat, vagyis a díjat nem a tényleges, hanem a méret alapján számított súly szerint állapítja meg.

Minden csomagot mérlegen ellenőrizve rögzítsen. Ne saccolja az adatokat, mert az utólagos méret- vagy súlykorrekció megemelheti a végösszeget. Ha sok hasonló rendelést ad fel, célszerű szabványos dobozméreteket kialakítani. Ezzel gyorsabb lesz a csomagolás, egyszerűbb az adminisztráció, és előre jobban tervezhetőek a díjak.

A feladási és kézbesítési módot is csomagonként kell mérlegelni. Egy kisebb, nem sürgős küldeménynél a csomagpont vagy automata kedvező és kényelmes választás lehet. Nagyobb doboznál, értékesebb árunál vagy többcsomagos rendelésnél a háztól-házig szolgáltatás lehet praktikusabb. Belföldön sok esetben elérhető 1-2 munkanapos kézbesítés, de a konkrét idő mindig a választott szolgáltatótól, a feladás időpontjától és a célhelytől függ.

Egy rendelésben vagy külön foglalásokkal?

Ha több küldeményt azonos napon ad fel, az egyidejű rögzítés jelentős időt takarít meg. Egy felületen átnézheti az adatokat, összevetheti az ajánlatokat, majd egy folyamatban rendezheti a fizetést. Ez különösen hasznos, ha több címzetthez küld csomagot, és nem szeretné minden küldeménynél újra megadni a feladói adatokat.

Külön foglalás akkor lehet indokolt, ha egy csomag sürgős, másik országba megy, utánvétes, vagy eltérő átvételi és kézbesítési módot igényel. Nem mindig a legalacsonyabb egységár a legjobb döntés. Ha egy késő kézbesítés elveszett vásárlót vagy plusz ügyfélszolgálati terhet jelent, a gyorsabb opció üzletileg kedvezőbb lehet.

Így készítse elő a csomagokat hibamentesen

A többcsomagos feladás gyorsasága a csomagolóasztalon dől el. Először rendezze a rendeléseket címzett vagy szállítási mód szerint, majd csak ezután nyomtassa ki a címkéket. A címke és a doboz tartalma között legyen egyértelmű kapcsolat - ne a feladás utolsó perceiben próbálja párosítani őket.

A biztonságos csomagolásnál hagyjon elegendő térkitöltést a termék körül. Törékeny árunál a belső védelem legalább olyan fontos, mint az erős külső doboz. Használt kartondoboz is megfelelő lehet, ha száraz, ép, és korábbi címkék vagy vonalkódok nem maradnak rajta láthatóan.

Minden küldeménynél ellenőrizze ezt a négy adatot:

• a címzett neve, telefonszáma és teljes címe helyes;
• a csomag mért súlya és külső mérete egyezik a megadott adatokkal;
• a címke sík felületre, jól olvashatóan került fel;
• utánvét esetén a beszedendő összeg és a rendelés tartalma megegyezik.

Ha több doboz egy címzetthez tartozik, a dobozokra írt sorszám mellett belül is helyezzen el rövid azonosítót. Ez különösen akkor segít, ha a címzett részszállítást kap, vagy a csomagokat a telephelyén több munkatárs veszi át.

Ár-összehasonlításnál ne csak az alapdíjat nézze

Több csomagnál néhány száz forintos különbség is gyorsan látható tétellé nőhet. Az összehasonlításkor ellenőrizze, hogy az ajánlat milyen szolgáltatást tartalmaz: háznál történő felvételt, csomagpontos leadást, biztosítási lehetőséget, utánvétet vagy nemzetközi kézbesítést. A végső költséget ezek az opciók, valamint a méret- és súlykategória együtt adják ki.

A Csomagnet felületén több futárszolgálat ajánlatai vethetők össze egy helyen, így a DPD, GLS, MPL, TNT, FedEx, UPS, Packeta és más elérhető hálózatok opciói között a saját küldeményei alapján választhat. Nem kell külön-külön felkeresni a szolgáltatókat: a megadott csomagadatok és címek alapján gyorsan láthatóvá válik, melyik megoldás illik az adott feladáshoz.

Kisvállalkozásként érdemes a teljes havi költséget figyelni, nem csak egyetlen csomag árát. Számít, mennyi időt visz el a címkézés, kell-e a kollégának feladóhelyre mennie, mennyire kezelhető az utánvét, és milyen könnyen követhetők a küldemények. A jó folyamat egyszerre csökkenti a szállítási kiadást és az adminisztrációt.

Átvétel szervezése: a futár érkezése ne legyen szűk keresztmetszet

Nagyobb mennyiségnél a háznál vagy telephelyen történő futárfelvétel a legkényelmesebb. A csomagokat az átvételi időablak előtt rendezze egy könnyen hozzáférhető helyre, és legyen meg a fuvarlevél vagy a szükséges feladási dokumentáció. Így a futár érkezése néhány perces átadás, nem kapkodó válogatás lesz.

Csomagpontos vagy automatás feladás akkor működik jól, ha a dobozok beleférnek a méretkorlátokba, és a leadási pont útba esik. Tíz nagyobb küldeménynél azonban könnyen több fordulót vagy sok időt jelenthet. Ilyen esetben a kedvezőbbnek tűnő ponti ár mellett is érdemes kiszámolni a saját munkaidő és szállítás költségét.

Nemzetközi feladásnál hagyjon több időt az előkészítésre. Az EU-n kívüli címeknél vám- és tartalmi nyilatkozat is szükséges lehet, a tiltott vagy korlátozott áruk köre pedig szolgáltatónként és országonként változhat. A termék megnevezését pontosan adja meg: az „ajándék” vagy „alkatrész” túl általános lehet a szükséges dokumentumokhoz.

Gyakori hibák, amelyek több csomagnál sokba kerülnek

A leggyakoribb probléma a címke felcserélése. Ennek elkerülésére egyszerre csak egy rendelést csomagoljon véglegesre, vagy használjon külön rekeszeket címzettenként. A másik tipikus hiba a túl kicsi doboz választása: ha a termék feszül a kartonban, sérülés esetén a csomagolás nem nyújt megfelelő védelmet.

Szintén gondot okozhat, ha a feladó nem számol a túlméretes küldemény szabályaival. Egy hosszú, keskeny tárgy nem feltétlenül olcsóbb csak azért, mert könnyű. A kalkulációhoz mindig a tényleges külső méreteket használja, és ha bizonytalan, válasszon olyan szolgáltatást, amely az adott formátumot fogadja.

Utánvétes rendelések esetén a pontatlan összeg közvetlenül az ügyfélélményt rontja. A feladás előtt egyeztesse a rendelés értékét, a szállítási díjat és az esetleges kedvezményt. Egy gyors utolsó ellenőrzés kevesebb reklamációt jelent, mint egy utólagos visszáru vagy újraküldés.

Indítsa a feladást rendezett adatokkal

Ha a csomagok kimérve, a címzettek ellenőrizve és a kézbesítési elvárások tisztázva vannak, a többcsomagos feladás nem bonyolult feladat, hanem ismételhető munkafolyamat. Adja meg az adatokat, hasonlítsa össze az elérhető ajánlatokat, válassza ki a megfelelő átvételi módot, és a felszabaduló időt fordítsa a következő rendelésre vagy az ügyfeleire.