Kiszállítás optimalizálás olcsóbb feladáshoz

Egy webshopnál vagy rendszeresen csomagot feladó vállalkozásnál a szállítás nem egyszerű háttérfolyamat. Egy rosszul megválasztott szolgáltatás, pontatlan méretadat vagy túl szűk átvételi választék közvetlenül emeli a költségeket, lassítja a feladást és elégedetlen címzetteket eredményezhet. A kiszállítás optimalizálás célja ezért nem pusztán a legolcsóbb futár megtalálása. Olyan feladási folyamatot jelent, amely az adott csomaghoz, címzetthez és üzleti helyzethez a legjobb ár-idő-kényelmi arányt adja.

Ez különösen akkor számít, ha naponta több rendelést kezel, utánvétet kínál, külföldre is küld csomagot, vagy szezonális forgalomnövekedéssel dolgozik. Ilyenkor néhány tudatos döntés rendelésenként csak kis megtakarításnak tűnhet, havi szinten viszont már jól látható különbséget hozhat.

Mit jelent a kiszállítás optimalizálás a gyakorlatban?

A jó szállítási folyamat négy kérdésre ad gyors és egyértelmű választ: mennyibe kerül a feladás, mikor ér célba a küldemény, hogyan veheti át a címzett, és mennyi adminisztrációval jár mindez a feladó számára. Ha ezek közül csak az elsőt nézi, könnyen előfordulhat, hogy látszólag kedvező díjért cserébe több ügyfélszolgálati megkeresést, sikertelen kézbesítést vagy lassabb teljesítést kap.

A költségoptimalizálás például nem azt jelenti, hogy minden csomagot automatába kell küldeni. Egy kis értékű, könnyen mozgatható terméknél valóban ez lehet a legjobb választás. Nagyobb, sürgős vagy üzleti címre érkező küldeménynél azonban a háztól-házig szolgáltatás, esetleg egy gyorsabb futárpartner lehet az ésszerűbb döntés.

A hatékony rendszer tehát nem egyetlen futárcéghez vagy átvételi módhoz ragaszkodik. Az egyes rendelések tulajdonságai alapján választ, miközben a feladónak nem kell több külön felületen ajánlatokat keresnie és címkéket kezelnie.

Kezdje pontos csomagadatokkal

A hibásan megadott súly és méret a leggyakoribb, mégis könnyen elkerülhető költségforrások közé tartozik. Sok szolgáltatás nemcsak a tényleges kilogrammokat, hanem a térfogatsúlyt is figyelembe veszi. Egy könnyű, de túlméretes doboz így drágább kategóriába kerülhet, mint amire elsőre számítana.

Mérje meg a becsomagolt küldeményt, ne csak magát a terméket. A kartondoboz, a térkitöltő anyag és a külső védőcsomagolás is számít. A rendszeres feladóknak érdemes néhány szabványos dobozméretet kialakítaniuk, mert ez gyorsítja a csomagolást, csökkenti a mérési hibákat és átláthatóbbá teszi a díjkalkulációt.

A túl nagy doboz nemcsak a szállítás árát növelheti. A csomagponti és automatás feladásnál a rekeszméret is korlátot jelenthet, ezért a címzett által kiválasztott átvételi módot mindig egyeztesse a küldemény méretével. Ha a csomag nem fér be az automatába, a folyamat könnyen plusz egyeztetést és késedelmet okoz.

Ne egyetlen szempont alapján válasszon futárt

Belföldön gyakran elérhetők gyors, akár 1-2 munkanapos opciók, de az azonos kézbesítési idő mögött eltérő feladási, átvételi és díjfizetési feltételek állhatnak. Nem mindegy, hogy a futár a feladási címen veszi át a csomagot, Ön leadja egy ponton, vagy a címzett automatarekeszben kapja meg azt.

A szolgáltató kiválasztásánál ezt a négy tényezőt érdemes együtt nézni:

• a teljes díjat, beleértve az utánvétet, az esetleges felvételt és a kiegészítő szolgáltatásokat;
• a vállalt kézbesítési időt és azt, hogy mennyire sürgős a küldemény;
• a címzett számára elérhető átvételi lehetőségeket;
• a csomag méretét, súlyát, értékét és célországát.

A futárszolgálat neve önmagában nem döntési szempont. Egy adott relációban lehet, hogy a GLS vagy a DPD ad kedvezőbb megoldást, más küldeménynél az MPL, a Packeta, a UPS, a FedEx vagy a TNT feltételei illeszkednek jobban. Külföldi feladásnál különösen jelentős a különbség: az ár, a tranzitidő, a vámkezelési igény és a célországon belüli kézbesítési mód is eltérhet.

Az összehasonlítás akkor használható igazán jól, ha az ajánlatokat azonos adatok alapján látja. A feladási és kézbesítési cím, a pontos méret, a súly, az utánvét összege és a kívánt átvételi mód mind befolyásolja az eredményt.

Adjon valódi választási lehetőséget a címzettnek

A kézbesítés minősége az ügyfélélmény része. Hiába jó az ára és gyors a kiszállítás, ha a címzettnek munkaidőben otthon kell várnia a futárt, vagy nincs a közelében megfelelő átvételi pont. A házhoz szállítás, a csomagpont és az automata együtt rugalmasabb rendszert ad, mint bármelyik megoldás önmagában.

Webshopként érdemes legalább két-három eltérő átvételi módot kínálni. A házhoz szállítás kényelmes a nagyobb vagy sürgős csomagoknál. A csomagpont jó kompromisszum lehet azoknak, akik napközben nem tudnak futárt fogadni. Az automata pedig gyors, önkiszolgáló alternatíva, különösen kisebb küldeményeknél és városi címzetteknél.

A túl sok opció ugyanakkor nem mindig jobb. Ha a pénztárfolyamatban nehezen átlátható választékot ad, a vásárló elbizonytalanodhat. A cél az, hogy az elérhető lehetőségek közül a leginkább relevánsak jelenjenek meg világos árral és várható kézbesítési információval.

Az utánvétet kezelje külön költség- és kockázati tényezőként

Az utánvét sok magyar vásárlónak továbbra is fontos fizetési mód, de feladóként több odafigyelést igényel. Díja az utánvét összege szerinti sávban már az ajánlatban látszik, a beszedett összeg GLS esetén 2, MPL esetén 5, DPD és Packeta esetén 8–10 munkanapon belül érkezik vissza, és a nem átvett küldemények kockázata is magasabb lehet; külföldi címzettnél utánvét nem kérhető. Ettől még nem érdemes automatikusan megszüntetni, főleg akkor, ha a célközönség kifejezetten elvárja.

A jó megoldás inkább az, ha az utánvétet átláthatóan építi be a szállítási szabályokba. Vizsgálja meg, mely termékeknél, mely értékhatárig és mely átvételi módoknál működik jól. Egyes vállalkozásoknál indokolt lehet külön utánvétkezelési díj, másoknál az előre fizetés kisebb kedvezménye tereli a vásárlókat az olcsóbban kezelhető megoldások felé.

Fontos, hogy a címzett minden esetben pontos tájékoztatást kapjon a fizetendő összegről, az átvétel módjáról és a kézbesítés várható idejéről. Ez csökkenti a sikertelen átadás esélyét, és kevesebb manuális egyeztetést jelent.

Tegye gyorsabbá a feladást automatizált adminisztrációval

Tíz csomag feladása nem feltétlenül tízszer annyi munka, mint egyé. A különbséget az jelenti, hogy az adatokat hányszor kell kézzel rögzíteni, hány felületen dolgozik, és egyben tudja-e kezelni a címzetteket. Rendszeres feladóként a tömeges címzettkezelés, az egységes rendelési folyamat és az online fizetés jelentős időmegtakarítást adhat.

A Csomagnet felületén például egy helyen hasonlíthatók össze több futárpartner ajánlatai, és a kiválasztott szolgáltatás online megrendelhető. Ez nem helyettesíti a tudatos döntést, viszont leveszi a válláról a különböző szolgáltatói oldalak közötti váltást, így gyorsabban választhat a csomag paramétereihez illő opciót.

A feladási folyamatot érdemes belső szabályokkal is támogatni. Legyen egyértelmű, ki ellenőrzi a címet, ki méri le a csomagot, mikor kerül rá a címke, és mi történik, ha a címzett módosítaná az átvételt. Ez különösen csúcsidőszakban véd a hibáktól.

Kövesse a hibákat, ne csak a szállítási díjakat

A kiszállítás optimalizálás akkor válik tartósan eredményessé, ha rendszeresen megnézi, hol akad el a folyamat. Érdemes figyelni a sikertelen kézbesítések arányát, a visszaküldéseket, a sérülésre vonatkozó panaszokat, a feladás és kézbesítés közti átlagos időt, valamint az egy csomagra jutó teljes költséget.

Ha sok a nem átvett utánvétes csomag, nem feltétlenül a futárszolgálat a probléma. Lehet, hogy hiányos a címadat, nincs megfelelő előzetes értesítés, vagy az átvételi mód nem kényelmes a vásárlóknak. Ha rendszeresen többet fizet a vártnál, elsőként a dobozméreteket és a megadott adatokat ellenőrizze.

Ne havi egyszer, nagy összesítésben próbálja megérteni ezeket az adatokat. Már néhány hét tapasztalata alapján is látható lehet, melyik csomagtípusnál, célországban vagy átvételi módban érdemes változtatni. Kezdje a következő feladás előtt a pontos adatok megadásával és az ajánlatok összehasonlításával: a gyorsabb, jobban tervezhető kiszállítás gyakran egyetlen jó döntéssel indul.