Logisztikai költségek csökkentése okosan

Egy csomag feladási díja könnyen látható tétel, a valódi logisztikai költségek viszont gyakran több helyen jelennek meg. A túlméretezett doboz, a hibás címadat, a sikertelen kézbesítés vagy egy rosszul választott szolgáltatás külön-külön apróságnak tűnik. Havi több tucat vagy több száz küldeménynél azonban ezek döntik el, mennyi marad egy rendelés árréséből.

Magánfeladóként is érdemes tudatosan számolni, webáruházként pedig alapvető üzleti feladat a szállítás teljes költségének követése. Nem mindig a legolcsóbb alapdíj a legjobb választás. A jó döntés azt jelenti, hogy a küldemény méretéhez, célországához, határidejéhez és az átvétel módjához illő szolgáltatást választja - gyorsan, összehasonlítható feltételek alapján.

Miből állnak a logisztikai költségek?

A fuvardíj csak az első sor a költséglistán. Belföldi küldeménynél számít a súly, a csomagméret, a felvétel és kézbesítés módja, valamint az, hogy háztól-házig, csomagpontra vagy automatába érkezik-e a küldemény. Nemzetközi feladásnál ehhez hozzáadódhat a célország, a zóna, a tranzitidő és egyes esetekben a vámkezeléshez kapcsolódó adminisztráció is.

A teljes költség kiszámításakor legalább az alábbi tételeket különítse el:

• a fuvar alapdíját és az esetleges üzemanyag- vagy távoli területi felárakat;
• a csomagolóanyag, címkenyomtatás és előkészítés költségét;
• az utánvét, a biztosítás, az extra kezelési igény vagy a különleges szolgáltatások díját;
• a sikertelen kézbesítés, visszaküldés és ügyfélszolgálati egyeztetés költségét;
• a feladással töltött munkaidőt, különösen rendszeres küldeményforgalomnál.

Egy kisebb webáruház számára például nem csak az a kérdés, hogy 200 forinttal olcsóbb-e az egyik fuvar. Az is számít, mennyi idő a címkék elkészítése, van-e kényelmes csomagfelvétel, hogyan kezelhető az utánvét, és mennyire egyszerű több címzett küldeményeit egy rendelésben kezelni. Ha a folyamat naponta fél órát spórol, annak már mérhető értéke van.

A térfogatsúly sok feladót meglep

A futárszolgálatoknál a számlázható súly nem mindig egyezik meg azzal, amit a mérleg mutat. Nagy, de könnyű doboznál a térfogatsúly lehet a díjszámítás alapja. Ezért egy puha kabát vagy egy párnázott, de kis tömegű termék feladása váratlanul többe kerülhet, ha túl nagy a csomagolás.

Mérés előtt mindig zárja le a dobozt, majd a külső méreteket adja meg. Ne a termék, hanem a kész csomag hosszát, szélességét és magasságát használja. Néhány centiméter különbség bizonyos mérethatároknál magasabb díjkategóriát jelenthet.

A megoldás nem a védelem elhagyása. Törékeny vagy értékes árut továbbra is biztonságosan kell csomagolni. A cél az, hogy a belső kitöltés, a dobozméret és a termék alakja egymáshoz illeszkedjen. Rendszeres feladóként érdemes 3-5 szabványos dobozméretet kialakítani a leggyakoribb termékekhez.

Hogyan mérje pontosan a logisztikai költségeket?

A költségkontroll nem a számlák utólagos böngészésével kezdődik, hanem egységes adatokkal. Minden küldeménynél rögzítse a célországot, a tényleges súlyt, a csomagméretet, a választott szolgáltatást, az alap- és kiegészítő díjakat, valamint azt, sikeres volt-e az első kézbesítés. Ha webáruházat üzemeltet, ezt rendeléstípus, termékkategória és fizetési mód szerint is érdemes látni.

Hasznos mutató a küldeményenkénti teljes költség:

teljes logisztikai költség / sikeresen kézbesített csomagok száma

Ebben a képletben ne csak a fuvarszámlát szerepeltesse. Tegye hozzá a csomagolást, a munkadíjat és az átlagos visszáru-költséget is. Így derül ki, ha egy népszerű, de nehezen csomagolható termék valójában jóval kisebb hasznot termel, mint elsőre gondolná.

A másik fontos mutató a szállítási költség aránya a kosárértékhez képest. Egy 5 000 forintos rendelésnél ugyanaz a fuvardíj sokkal nagyobb terhet jelent, mint egy 30 000 forintosnál. Ez segít eldönteni, hol legyen az ingyenes szállítási küszöb, és mekkora szállítási díjat érdemes áthárítani a vásárlóra.

Ne keverje össze az olcsó díjat az alacsony teljes költséggel

Egy kedvező alapár lehet jó választás, ha a küldemény szabványos, nem sürgős, és a címzett szívesen átveszi csomagponton vagy automatában. Más a helyzet, ha a termék nagy értékű, gyors kézbesítést igényel, vagy a vevő kifejezetten házhoz szállítást vár.

A szolgáltatást ezért küldeménytípusonként érdemes kiválasztani. A kis méretű, alacsony értékű rendeléshez jól illeszkedhet egy automatás átvétel. A sürgős üzleti dokumentum vagy nemzetközi mintaküldemény esetében a kiszámítható tranzitidő többet érhet, mint a legalacsonyabb díj. Utánvét esetén pedig a díjon túl a pénzkezelés és az adminisztráció módja is része a döntésnek.

6 gyakorlati lépés a költségek csökkentésére

Az első lépés a pontos adatmegadás. A becsült súly és a hozzávetőleges méret helyett mindig mérjen. Ezzel csökkentheti az utólagos díjkorrekció és a feladási fennakadás esélyét.

Másodszor, igazítsa a csomagolást a termékhez. Egy túl nagy doboz nemcsak több térfogatsúlyt okozhat, hanem több térkitöltő anyagot, magasabb raktározási igényt és nagyobb sérülési kockázatot is jelenthet. A túl kicsi doboz viszont károsodáshoz, reklamációhoz és visszaküldéshez vezethet.

Harmadszor, adjon a címzettnek választási lehetőséget. A csomagpont és az automata sok esetben költséghatékony, ráadásul a címzett rugalmasabban veheti át a csomagot. Házhoz szállításnál különösen fontos a pontos telefonszám, e-mail-cím és címadat, mert ezek mérséklik a sikertelen kézbesítés esélyét.

Negyedszer, külön kezelje a belföldi és a nemzetközi küldeményeket. Külföldön a díjak és szolgáltatási szintek országonként jelentősen eltérhetnek. Egy közeli célországba induló csomagnál is más lehet az optimális szolgáltató attól függően, hogy az ár, a gyorsaság vagy a házhoz kézbesítés a fő szempont.

Ötödször, rendszeresen hasonlítsa össze az aktuális ajánlatokat. Nem kell minden küldeménynél hosszú táblázatokat készíteni, de egyetlen felületen megjelenő, azonos adatokra kalkulált opciók gyorsabb és tisztább döntést adnak. A Csomagnet kalkulátorában a méret, súly, feladási hely és célállomás megadásával több futárszolgálat ajánlata vethető össze, majd a kiválasztott küldemény online megrendelhető.

Hatodszor, nézze meg havonta a kivételeket. Melyik csomag lett feltűnően drága? Hol fordult elő címhiba, méreteltérés vagy visszaküldés? A legtöbb megtakarítás nem a normál küldeményekből, hanem a visszatérő hibák megszüntetéséből jön.

Mikor érdemes többet fizetni a szállításért?

A költségcsökkentés nem jelentheti azt, hogy minden csomagnál kizárólag az alapdíj alapján dönt. Egy késő szállítás miatt elvesztett ügyfél, egy sérülten érkező termék vagy egy elmaradt ajándék sokkal többe kerülhet, mint a gyorsabb szolgáltatás felára.

Nagy értékű árunál, időkritikus küldeménynél vagy érzékeny nemzetközi szállításnál válasszon olyan opciót, amely a szükséges követhetőséget, kézbesítési időt és kiegészítő szolgáltatást nyújtja. Itt az optimális ár nem feltétlenül a legalacsonyabb, hanem az, amelyik a legkisebb üzleti kockázat mellett teljesíti az ígéretet.

A logisztika akkor működik jól, ha a feladás nem külön napi feladat, hanem kiszámítható folyamat. Mérje meg pontosan a csomagot, hasonlítsa össze az azonos feltételekre adott ajánlatokat, és figyelje a kivételeket. Egy tudatos döntés küldeményenként csak néhány perc, de rendszeres feladásnál érezhetően javíthatja a költségeket és az ügyfélélményt is.