Több címzettes feladás: céges példa lépésről lépésre

Egy webáruház hétfő délelőtt 18 rendelést készít össze. A csomagok mérete nem azonos, a címzettek az ország különböző pontjain vannak, három rendelés utánvétes, kettő pedig csomagautomatába érkezne. Ilyenkor a multi címzett feladás céges példa nem elméleti logisztikai feladat, hanem napi működési kérdés: mennyi idő alatt készül el a feladás, mennyire maradnak átláthatók a költségek, és elkerülhetők-e a kézzel rögzített címadatokból eredő hibák?

A több címzettnek történő feladás akkor működik jól, ha a vállalkozás nem egyenként, külön folyamatként kezeli a küldeményeket. A cél egyszerű: minden csomaghoz a megfelelő cím, szállítási mód és fizetési beállítás kerüljön, miközben a feladó egyetlen munkafolyamatban látja az ajánlatokat és véglegesíti a rendelést.

Multi címzett feladás céges példa: egy 18 csomagos nap

Nézzünk egy valósághű helyzetet. Egy kis lakásdekor-webáruház 18 belföldi megrendelést ad fel. Tíz csomag kis méretű és 2 kilogramm alatti, hat küldemény közepes dobozban indul, kettő pedig terjedelmesebb, de még normál futárszolgálati csomagként kezelhető.

A címzettek között budapesti, vidéki és kisebb településen élő vásárlók is vannak. Tizenkét címzett házhoz kéri a csomagot, négyen csomagpontot vagy automatát választanak, három rendeléshez pedig utánvét tartozik. Már ebből látszik, miért nem jó megoldás minden csomagot ugyanazzal a beállítással feladni. A legolcsóbb szolgáltatás nem feltétlenül kínálja ugyanazt az átvételi módot, a gyorsabb kézbesítésnek pedig lehet felára.

A cég munkatársa először összekészíti a csomagokat, leméri a súlyukat, majd rögzíti a külső méreteiket. Ez nem adminisztratív apróság. A futárdíj sok esetben nemcsak a kilogrammoktól, hanem a csomag térfogatától is függ. Ha a megadott méret jelentősen eltér a ténylegestől, a későbbi díjkorrekció vagy a küldemény kezelési problémája kellemetlen és drága lehet.

Ezután minden küldeményhez bekerül a címzett neve, telefonszáma, e-mail-címe, pontos címe vagy kiválasztott átvevőpontja. A telefonszám és az e-mail különösen kézbesítéskor fontos: ezeken kapja meg a vásárló az értesítést, a futár várható érkezését vagy az automatás átvételi kódot.

Egy rendelésben, eltérő igényekkel

A több címzett egyidejű kezelése nem azt jelenti, hogy minden csomagnak azonosnak kell lennie. Éppen ellenkezőleg: akkor hasznos igazán, ha az eltéréseket is egy helyen lehet kezelni.

A példában a 18 csomag közül hatot az ügyfél által kiválasztott csomagpontba kell küldeni. Ezeknél a feladó nem írhat be tetszőleges utcacímet, hanem a megfelelő hálózat konkrét átvevőhelyét kell hozzárendelnie a küldeményhez. A házhoz szállított csomagoknál viszont a kapucsengő, emelet vagy ajtószám is sokat számíthat a sikeres első kézbesítéshez.

Az utánvétes rendelések további figyelmet kérnek. Nem elég a címadatokat megadni: az utánvét összegének minden érintett csomagnál pontosan egyeznie kell a vásárlói rendeléssel. Ha egy 12 490 forintos rendeléshez véletlenül 12 940 forint kerül, abból ügyfélszolgálati ügy és lassabb pénzügyi egyeztetés lesz. Kis darabszámnál is bosszantó, napi több tucat küldeménynél pedig gyorsan összeadódik a hiba költsége.

A jó folyamatban a feladó minden csomagot külön tételként lát, de nem kell 18 alkalommal ugyanazokat a lépéseket végigkattintania. A feladási cím, a kapcsolattartói adatok és a számlázási információk egyszer rögzíthetők, miközben a címzettekhez tartozó adatok és szolgáltatások csomagonként eltérhetnek.

Így érdemes felépíteni a feladást

Egy céges multi címzett feladás akkor lesz gyors, ha a raktári előkészítés és az online rendelés ugyanazt a sorrendet követi. A dobozokra már csomagoláskor érdemes belső azonosítót tenni, például a rendelési számot. Így a címke nyomtatásakor egyértelmű, melyik fuvarlevél melyik küldeményre kerül.

A folyamat a gyakorlatban négy ellenőrzési pont köré szervezhető:

• A csomagadatoknál a súly, a hosszúság, a szélesség és a magasság legyen valós adat.
• A címzettadatoknál ellenőrizni kell az irányítószámot, a telefonszámot és a választott átvételi módot.
• A szolgáltatás kiválasztásánál a díj mellett a várható szállítási idő, a csomagponti lefedettség és az utánvét lehetősége is számít.
• A címkenyomtatás előtt a belső rendelési azonosító és a fuvarlevél adatai kerüljenek egymás mellé egy utolsó ellenőrzésre.

Ez a négy lépés rövidnek tűnik, mégis itt lehet a legtöbb reklamációt megelőzni. Egy elírt irányítószám, felcserélt címke vagy hibásan megadott csomagméret több időt visz el, mint amennyit az ellenőrzés megspórolna.

Futárszolgálatot csomagonként vagy egységesen válasszon?

Ez a döntés a feladási volumen és a vásárlói ígéret függvénye. Ha a cég számára a legegyszerűbb napi folyamat a fő szempont, választhat egységes szolgáltatót a legtöbb belföldi csomaghoz. Ilyenkor könnyebb a címkézés, az átadási rutin és az ügyféltájékoztatás is.

Ha viszont a költségkontroll és a címzettek által kért átvételi mód a fontosabb, érdemes csomagonként összehasonlítani az ajánlatokat. Egy automatás küldeménynél más lehet a kedvező opció, mint egy nagyobb, házhoz kézbesítendő doboznál. Ugyanez igaz akkor is, ha egy-egy csomag sürgősebb, vagy külföldre indul.

A Csomagnet felületén a feladó több futárszolgálat ajánlatait nézheti meg egy helyen, így a DPD, GLS, MPL, TNT, FedEx, UPS, Packeta és más elérhető megoldások közül a konkrét küldeményhez igazodó opció választható. Ez különösen akkor segít, amikor egyetlen napi feladásban találkozik normál házhoz szállítás, csomagpontos átvétel, utánvét és eltérő méretű doboz.

Az összehasonlításnál nem célszerű kizárólag a legalacsonyabb árat nézni. Egy olcsóbb opció akkor jó választás, ha az ügyfél által kívánt átvételi hely is elérhető, a csomag belefér a szolgáltatás méret- és súlykorlátjába, valamint a vállalt kézbesítési idő megfelel a rendelés kommunikációjának. Ha a webáruház 1-2 munkanapos belföldi kézbesítést ígér, ezt a szállítási mód kiválasztásakor is tartani kell.

Milyen hibák lassítják le a több címzettes feladást?

A leggyakoribb probléma a másolásból adódó adateltérés. Egy kolléga átveszi a rendelési címet, majd egy másik rendszerbe kézzel rögzíti. Közben lemarad az emelet, elüt egy számot a telefonszámban, vagy rossz címzetthez rendeli az utánvét összegét. Minél több különálló felület és táblázat vesz részt a folyamatban, annál nagyobb ennek az esélye.

Gyakori hiba az is, hogy a feladó csak a csomag súlyát méri meg. Egy könnyű, de nagy doboz viszont a térfogata miatt más díjsávba kerülhet. Érdemes egységes dobozméretekkel dolgozni, ahol lehet, mert így gyorsabb az adatmegadás és könnyebb előre tervezni a költséget.

Problémát okozhat az utolsó pillanatban módosított átvételi kérés is. Ha a vásárló a házhoz szállítás helyett automatát szeretne, a fuvarlevél lezárása előtt kell átvezetni a változást. A már kinyomtatott címke javítgatása helyett biztonságosabb új címkét készíteni, és a régi példányt egyértelműen megsemmisíteni.

Mikor érdemes tömeges feladási folyamatban gondolkodni?

Már napi 10-15 csomagnál érezhető különbséget jelent, ha a feladó nem egyesével intézi a rendeléseket. A nyereség nemcsak percekben mérhető. Egységesebbé válik a csomagolás, kevesebb a címkehiba, gyorsabb a futárnak történő átadás, és a vállalkozás jobban látja, mennyibe kerül valójában a kiszállítás.

Nagyobb vagy rendszeres darabszámnál célszerű előre kialakítani egy napi zárási időpontot. Például a délig beérkezett és kifizetett rendelések még aznapi feladásra kerülnek, a későbbiek a következő munkanapra. Ez nem merev szabály, hanem kiszámítható működés: a raktár tudja, meddig kell összekészíteni, az ügyfél pedig tudja, mikorra várhatja a csomagot.

A több címzettnek történő feladás akkor válik valódi üzleti előnnyé, amikor nem külön adminisztrációs teherként, hanem ismételhető napi folyamatként kezeli a cég. Kezdje a következő feladásnál a pontos csomagadatokkal, ellenőrizze címzettenként az átvételi módot, majd válasszon olyan ajánlatot, amely az ár, a kézbesítési idő és a vásárlói elvárás között is jó egyensúlyt ad.