Ha egy cég több csomagot ad fel hetente, a szállítás nem logisztikai részlet, hanem napi működési kérdés lesz. A rendszeres csomagfeladás cégeknek útmutató akkor hasznos igazán, ha nem csak azt mutatja meg, hogyan lehet feladni egy csomagot, hanem azt is, hogyan lehet a folyamatot gyorsabbá, átláthatóbbá és olcsóbbá tenni hosszú távon.
A legtöbb vállalkozás ott veszít időt és pénzt, ahol ezt elsőre nem is látja. Nem feltétlenül a futárdíj a legnagyobb tétel, hanem a szétszórt adminisztráció, az utólag javított címadatok, a rosszul megválasztott kézbesítési módok és az, amikor minden egyes feladásnál újra kell dönteni ugyanazokról a kérdésekről. Ha a csomagküldés ismétlődő feladat, akkor azt folyamatként kell kezelni, nem eseti ügyintézésként.
Mikor érdemes külön folyamatban gondolkodni?
Nem kell napi száz csomagot feladni ahhoz, hogy megérje rendszert építeni. Már akkor is indokolt, ha egy webáruház naponta néhány rendelést kezel, ha egy iroda rendszeresen küld dokumentumokat vagy termékmintákat, vagy ha egy szolgáltató cég több partnernek juttat el árut, alkatrészt vagy eszközt.
A fordulópont általában ott jön el, amikor a feladás már nem fér bele „majd valaki megoldja” alapon. Ha a munkatársak különböző helyeken, eltérő módon rendelnek futárt, ha nincs egységes árkép, vagy ha az utánvét és a több címzett kezelése kézzel történik, akkor a cég nem csak lassabban dolgozik, hanem nehezebben is tervez.
Rendszeres csomagfeladás cégeknek - mi alapján válasszon megoldást?
A leggyakoribb hiba, hogy a vállalkozás kizárólag a legalacsonyabb díjat nézi. Ez rövid távon logikusnak tűnik, de rendszeres feladásnál az összkép számít. A jó megoldás nem csak kedvező árú, hanem kiszámítható is.
Elsőként azt érdemes tisztázni, milyen csomagprofilról van szó. Más futármegoldás kell kis méretű, napi szinten feladott webshop-rendelésekhez, és más nagyobb, változó súlyú küldeményekhez. Fontos szempont a belföldi és nemzetközi arány, az is, hogy van-e utánvét, valamint hogy a címzettek házhoz kérik-e a csomagot, vagy csomagpontba, automatába.
A kézbesítési idő sem minden esetben ugyanazt jelenti. Van, ahol az 1-2 munkanapos belföldi kézbesítés üzleti alapelvárás, máshol belefér egy lassabb, de olcsóbb opció. Ugyanez igaz nemzetközi feladásnál is: egy sürgős dokumentum és egy kevésbé időérzékeny termék esetén nem ugyanaz a döntés a racionális.
Az ár önmagában kevés
Rendszeres feladásnál az átlátható díjszabás többet ér, mint egy elsőre jól hangzó alapár. A vállalkozások gyakran utólag találkoznak a valódi költségekkel: méretkorrekció, súlytöbblet, speciális kezelési díj vagy sikertelen kézbesítés utáni extra tétel formájában.
Ezért érdemes olyan rendszerben dolgozni, ahol a csomagadatok megadása után több futárszolgálat ajánlata összehasonlítható. Így nem érzésre, megszokásból vagy külön-külön egyeztetések alapján születik döntés, hanem konkrét árak, szállítási idők és szolgáltatási feltételek mentén. Ez különösen akkor értékes, ha a küldemények típusa változó, mert ilyenkor ritkán van egyetlen futár, amely minden helyzetben a legjobb választás.
A gyors feladás valójában adminisztrációs kérdés
A rendszeres csomagfeladás cégeknek útmutató egyik legfontosabb része az adminisztráció egyszerűsítése. Sok cég ott lassul le, hogy a feladás előtt még össze kell gyűjteni az adatokat, ellenőrizni kell a címeket, külön kell intézni a fizetést, majd követni kell, mi ment ki és mikor.
Ha a feladási folyamat egyetlen online felületen történik, azonnal láthatóvá válik, hol lehet időt nyerni. A több csomag egyidejű kezelése, a több címzett rögzítése, az utánvét beállítása és a különböző futárszolgálatok ajánlatainak gyors átnézése nem kényelmi extra, hanem napi működési előny.
Egy kisebb webshopnál ez azt jelenti, hogy nem áll meg a csomagolás a rendelési csúcsban. Egy irodánál azt, hogy nem kell külön telefonálni vagy helyszínre menni. Egy szolgáltató cégnél pedig azt, hogy a logisztika nem viszi el a munkanap egy jelentős részét.
Mikor jó a háztól-házig, és mikor jobb a csomagpont?
Nincs minden helyzetre egyetlen ideális kézbesítési mód. A háztól-házig szolgáltatás kényelmes és sok esetben üzletileg is indokolt, főleg akkor, ha a vevő gyors és egyszerű átvételt vár. Ugyanakkor csomagponttal vagy automatával gyakran kedvezőbb az ár, és a címzettnek is rugalmasabb lehet az átvétel.
Cégeknek az a praktikus megközelítés működik, ha nem egyetlen modellt erőltetnek minden küldeményre. Ha a rendelési folyamat vagy az ügyfélkezelés lehetővé teszi a választást, azzal javulhat a kézbesítés sikeressége, és csökkenhet a visszaforduló csomagok aránya is. Ez különösen utánvétes rendelések esetén fontos.
Belföld és külföld között nagy a különbség
Belföldi feladásnál a gyorsaság és az ár dominál, nemzetközi küldésnél viszont a lefedettség, a tranzitidő és a szolgáltatási megbízhatóság sokkal hangsúlyosabb. Egy rendszeres külföldi feladó vállalkozásnak nem elég az, hogy egy futár „vállal” adott országot. Az is számít, mennyire egyértelmű a díjazás, milyen az elérhető szolgáltatási szint, és mennyire könnyű a feladás folyamata.
Ezért előnyös, ha egy helyen több hálózat ajánlata jelenik meg, például DPD, GLS, MPL, TNT, FedEx, UPS vagy Packeta opciókkal. Ilyenkor nem kell külön felületeken összevetni a lehetőségeket, és könnyebb az adott küldeményhez megfelelő partnert kiválasztani. A Csomagnet pontosan ebben ad gyors előnyt: egyetlen felületen lehet kalkulálni, összehasonlítani és megrendelni a feladást.
Az utánvét nem mellékes funkció
Magyar piacon sok vállalkozásnak az utánvét továbbra is napi gyakorlat. Ha ez nincs jól kezelve, gyorsan adminisztrációs teherré válik. Rendszeres feladásnál ezért nem csak az számít, hogy elérhető-e az utánvét, hanem az is, mennyire egyszerű a beállítása és a követése.
Webáruházaknál az utánvét tipikusan nem választható „különleges eset”, hanem standard igény. Ilyenkor olyan feladási rendszerre van szükség, ahol ez nem lassítja le a rendelésfeldolgozást, és a csapatnak nem kell minden küldeménynél külön ellenőriznie ugyanazokat a részleteket.
Hogyan csökkenthető a hibák száma?
A legtöbb feladási probléma nem a szállítás közben keletkezik, hanem az adatmegadásnál. Elírt irányítószám, hiányzó telefonszám, pontatlan súlyadat, rosszul megadott csomagméret - ezek mind pluszköltséget, csúszást vagy ügyfélszolgálati terhelést okozhatnak.
Érdemes a feladás előtt egységes belső szabályt kialakítani. Legyen egyértelmű, ki rögzíti a címadatot, ki ellenőrzi a csomagméretet, és mikor kerül kiválasztásra a futárszolgálat. Minél kevesebb az ad hoc döntés, annál kevesebb a korrekció. Ez különösen akkor igaz, ha egy cég több munkatárssal vagy több telephelyről ad fel rendszeresen csomagot.
Nem mindig a fix szerződés a legjobb út
Sok vállalkozás automatikusan abban gondolkodik, hogy a rendszeres feladáshoz egyetlen futárcéggel kell leszerződni. Ez bizonyos volumen felett valóban jó döntés lehet, de nem minden esetben. Ha a küldemények típusa, mérete, célországa vagy sürgőssége gyakran változik, akkor a kizárólagos megoldás könnyen rugalmatlanná válik.
Az összehasonlító alapú modell előnye éppen az, hogy minden feladásnál az aktuális igényhez lehet választani. Ez árban és időben is kedvezőbb lehet, főleg kisebb és közepes cégeknél, ahol nincs teljesen homogén csomagforgalom. A valódi előny itt az, hogy a döntés gyors marad, miközben a választási lehetőség is megmarad.
Mitől lesz skálázható a csomagküldés?
Attól, hogy nem ugyanannyi energiába kerül 5 csomag feladása, mint 25-é. Ha a folyamat jól van felépítve, a volumen növekedése nem okoz arányos adminisztrációs növekedést. Ez a pont választja el az eseti ügyintézést a működő üzleti logisztikától.
A skálázhatóság alapja az, hogy a cég gyorsan tudjon árat kapni, több szolgáltatót összehasonlítani, több címzettet kezelni és azonnal foglalni. Minél kevesebb a manuális kör, annál könnyebben tartható a tempó kampányidőszakban, szezonális csúcsban vagy hirtelen rendelésnövekedés esetén.
Ha a csomagfeladás rendszeresen visszatérő feladat a cégében, akkor nem érdemes minden nap újra feltalálni ugyanazt a folyamatot. A legjobb eredményt általában nem az hozza, ha egyetlen díjat próbál mindenáron lejjebb szorítani, hanem az, ha a teljes feladási lánc gyorsabb, egyszerűbb és jobban tervezhető lesz.
